Нужны ли путевые листы на служебный автомобиль - AUTOS-RUS.RU

Нужны ли путевые листы на служебный автомобиль

Образец заполнения путевого листа

В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевого листа — это документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Он нужен, чтобы списывать топливо в состав расходов. Скачайте на этой странице образец заполнения путевого листа, а также — прочитайте про все изменения.

Форма путевого листа в 2021 году

Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.

Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.

Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике. Если вы уже используете какую-либо форму, доработайте ее под новые требования. О них ниже.

После регистрации в сервисе МойСклад вы бесплатно получите:

  • образец типовой учетной политики компании,
  • полезные документы, которые нужны в торговле.

Путевые листы 2021: изменения

Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Сведения о перевозке . В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2021 года:

  • регулярная перевозка пассажиров и багажа,
  • перевозка пассажиров и багажа по заказу,
  • организованная перевозка группы детей,
  • перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
  • перевозка грузов,
  • перевозка для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.

Медосмотр и техконтроль . После проверки, если неполадок нет, ответственный сотрудник должен проставить отметку «Выпуск на линию разрешен».

По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2021 года можно здесь.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2021 год в приказе от 11.09.2020 № 368.

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:

  • Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
  • Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
  • Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
  • Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
  • ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
  • Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
  • Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.

Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля

Для легковушек в основном используется путевой лист по форме № 3. В документе надо указать все обязательные в 2021 реквизиты.

Образец заполнения путевого листа для грузового автомобиля

Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:

  • Форму N 4-с. Ее используют в компаниях, которые оплачивают труд водителей сдельно.
  • Форму N 4-п. Этот документ применяют, чтобы учитывать рабочее время водителя, который получает деньги за отработанный период.
  • Форму N 4-м. Этот путевой лист подойдет для тех, кто занимается междугородними перевозками и доставками.

Срок действия путевого листа в 2021 году

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

В день делается один или несколько рейсов в течение смены

До старта первого рейса

Рейс продолжается больше одной смены

До начала рейса

На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена

Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.

Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. В 2021 нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.

Штраф за отсутствие путевого листа

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

Журнал учета путевых листов в 2021 году

ИП и компании могут в 2021 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.

Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:

Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.

Таблица, в которой указывают:

  • номер путевого листа и дату его выдачи,
  • данные водителя и его табельный номер,
  • гаражный номер автомобиля;
  • подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.

Хранить журнал выдачи путевых листов, их учета и регистрации путевых листов надо пять лет. Если журнал ведется в бумажной форме, страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если в электронной — подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.

Часто задаваемые вопросы

Нужен ли путевой лист для ИП?

Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.

Можно ли использовать электронный путевой лист?

Пока нет. Эксперимент с электронными путевыми листами проходил Москве, Московской, Калужской, Рязанской областях, Республике Татарстан и Краснодарском крае. По всей стране такой формат планируют ввести в июля 2022 года.

Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации?

Путевые листы и журнал их учета надо хранить пять лет.

Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля?

Для грузовиков порядок заполнения путевых листов в 2021 году мы разобрали в этом разделе.

Какой бланк путевого листа легкового автомобиля лучше использовать?

Лучше взять путевой лист по форме 3. Сегодня эту форму используют чаще всего и дорабатывают при необходимости. Скачать образец путевого листа 2021 года можно здесь.

Кто имеет право подписывать путевые листы?

Сотрудник, который отвечает за путевые листы, контроллер техсостояния машины, медработник. В небольших компаниях обычно за диспетчера подписывает бухгалтер, а за механика — водитель.

На какой срок выдается путевой лист?

Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одной смены.

Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа

Путевой лист является одним из первичных учетных документов, который применяется на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Транспорт может быть как арендованный, так и личный. Разберемся в тонкостях заполнения путевого листа с учетом изменений 2021 года.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Роль документа

Путевой лист должны оформлять индивидуальные предприниматели и юридические лица. Документ решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

  • его техническое состояние;
  • пройденный километраж;
  • часы работы водителя;
  • совершенные переезды в течение смены;
  • расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники, строительной техники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

  • водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
  • бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
  • сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
  • если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
  • путевой лист.
Читайте также  Как узнать про арест автомобиля

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

Внимание! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности заполнения листа

С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС.

Как заполнить путевой лист

Информация по заполнению путевых листов представлена в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Документ заменил ранее действующий приказ ведомства от 18 сентября 2008 года № 152.

В качестве примера рассматриваем путевой лист легкового автомобиля (измененная унифицированная форма № 3). Наши бланк и образец уже включают в себя новые обязательные реквизиты 2021 года.

Итак, в лист по порядку вписываются:

  1. Серия и номер листа.
  2. Дата составления документа.
  3. Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
  4. Название организации, составившей документ, и ее адрес.
  5. Код по ОКПО.
  6. Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
  7. Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2021 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
  8. Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
  9. Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2021 года.
  10. Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.

Кроме того, вписывают сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь отмечают:

  • кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
  • адрес подачи;
  • время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
  • подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения на парковку, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию подписью водителя.

С правой стороны документа указываются:

  • сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
  • затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
  • затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется:

  • адрес, откуда автомобиль выехал;
  • место назначения;
  • время выезда и возвращения;
  • пройденный километраж;
  • подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Подробнее о новых реквизитах 2021 года

Обновленные правила заполнения путевых листов, также содержащие перечень новых реквизитов, закреплены в применении приказом Минтранса РФ от 11 сентября 2020 года № 368. Срок их действия — с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.

Сведения о перевозке

Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:

  • регулярная перевозка пассажиров и багажа;
  • перевозка пассажиров и багажа по заказу;
  • организованная перевозка группы детей;
  • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
  • перевозка для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве

С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.

Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены. Писать нужно только полные километры пробега.

Отметки о медосмотре и техническом контроле

Контроллер технического состояния авто при нормальном состоянии должен написать в листе: «Выпуск на линию разрешен» и заверить это своей подписью.

Медик в путевом листе не только должен расписаться в удовлетворительном состоянии водителя, но и прописать:

  • перед рейсом: «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
  • при возвращении со смены после осмотра: «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Если в лист вписаны несколько водителей, то отметку нужно делать для каждого из них.

Можно ли обойтись без путевого листа?

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

О журнале учета путевых листов

С 2021 года такой документ организация имеет право вести как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае есть одно условие: наличие усиленной квалифицированной подписи.

Какой штраф за отсутствие путевого листа в 2021 году?

  • Что такое путевой лист
  • Период, на который выдается путевой лист
  • Кому необходимо использовать путевой лист в своей работе
  • Штраф за езду без путевого листа — 2021
  • Итоги

Что такое путевой лист

Путевой лист — это документ, дающий право водителю управлять транспортным средством и содержащий информацию:

  • об организации, выдавшей путевой лист, а именно: название, адрес, телефон, ОГРН;
  • водителе, управляющем транспортным средством, включая отметки о медосмотре;
  • транспортном средстве, включая дату и время предрейсового (или предсменного) техосмотра;

Важно! С 01.09.2021 путевые листы заполняются с учетом новых правил технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь.

  • маршруте следования транспортного следования.

Путевой лист используется организацией для учета:

  • работы водителя;
  • расхода горюче-смазочных материалов;
  • пробега транспортного средства.

Форма путевого листа может быть разработана организацией самостоятельно при условии отражения в ней обязательных реквизитов, установленных ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368.

ВНИМАНИЕ! Приказом Минтрана от 11.09.2020 № 368 установлены новые требования к оформлению путевых листов. Какие именно, читайте здесь.

Однако запрета на использование унифицированной формы путевого листа (форма 3), утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, на сегодняшний день нет. Исходя из вышесказанного, организация вправе использовать как унифицированную, так и самостоятельно разработанную, но соответствующую всем требованиям форму.

Водитель на служебном автомобиле обязательно должен иметь водительское удостоверение российского образца. За его отсутствие на работодателя и на сотрудника наложат штраф. Какой именно, узнайте в КонсультантПлюс, пролучив пробный доступ к системе бесплатно.

Читайте также  Доверенность на приобретение автомобиля от юридического лица

Образец заполнения формы путевого листа см. здесь.

О том, какой срок хранения установлен для путевого листа, см. в материале «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?».

Период, на который выдается путевой лист

С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевые листы на месяц нельзя.

О действующих правилах оформления путевого листа на несколько дней или несколько водителей читайте здесь.

Ранее в организациях, не относящихся к категории автотранспортных предприятий, путевой лист разрешалось выдавать на срок от 1 дня до 1 месяца. На автотранспортных предприятиях была установлена обязанность выдавать путевой лист ежедневно, за исключением командирования сотрудника — тогда путевой лист выдавался на весь срок командировки.

Кому необходимо использовать путевой лист в своей работе

В соответствии с п. 2 ст. 6 закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 № 259-ФЗ использовать транспортное средство без оформления путевого листа запрещено в следующих случаях:

  • при перевозке пассажиров;
  • перевозке багажа, грузов, товаров;
  • использовании такого наземного транспорта, как трамвай, троллейбус, автобус.

Возможна ситуация, когда сотрудник организации не является водителем, не перевозит пассажиров и грузы, а использует автомобиль в рабочих целях для передвижения. Грозит ли штраф за путевой лист в такой ситуации? Однозначного ответа на этот вопрос на сегодняшний день нет. Есть подтвержденное судами мнение, что в данной ситуации путевой лист не нужен (см., например, решение Ленинградского областного суда от 09.04.2013 № 7-161/2013). Однако стоит отметить, что сотрудники ГИБДД могут придерживаться иной точки зрения, поэтому существует большая вероятность того, что свою правоту придется отстаивать в судебном порядке.

Мы рекомендуем в такой ситуации выдавать путевой лист сотрудникам, чтобы избежать споров с ГИБДД и, как следствие, возможных судебных разбирательств. Помимо этого, нельзя забывать, что путевой лист является документом, подтверждающим расход ГСМ. Это еще один очевидный факт в пользу выдачи путевых листов.

Исходя из вышесказанного, получается, что все организации, применяющие транспортные средства в своей работе, должны использовать путевые листы. Здесь хотелось бы отметить, что путевой лист обязаны оформлять даже индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе собственные транспортные средства и самостоятельно осуществляющие перевозку пассажиров или грузов.

Об особенностях оформления путевого листа ИП читайте в этом материале.

Единственным случаем, когда оформление путевого листа не является обязательным, будет ситуация, когда физическое лицо использует собственное транспортное средство в своих целях либо передает его по доверенности другому физическому лицу.

Штраф за езду без путевого листа — 2021

Какой штраф за путевой лист в 2021 году будут платить водители и собственники транспортных средств? На сегодняшний день штраф за отсутствие путевого листа установлен в КоАП РФ. Инспектор ГИБДД вправе выписать штраф за езду без путевого листа в размере 500 руб. или ограничиться предупреждением (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ). Штраф может налагаться не только за отсутствие путевого листа, но и за нарушение правил его оформления. Так, согласно ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ за нарушение требований медицинского осмотра водителя (отсутствие на документе соответствующей отметки медика) организацию могут оштрафовать на 30 000 руб., а ее должностных лиц — на 5 000 руб. Штрафы такого же размера предусмотрены ч. 3 ст. 12.31.1 за нарушение требований технического осмотра транспортного средства.

Особое внимание здесь необходимо уделить примечанию к ст. 12.31.1 КоАП РФ, в котором отмечено, что лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, несут наказание по данной статье как юридические лица. Это значит, что индивидуальные предприниматели, у которых путевой лист составлен с нарушениями требований медицинского осмотра водителя или технического осмотра транспортного средства, могут быть оштрафованы на 30 000 руб.

Штраф также предусмотрен за несоблюдение режима труда и отдыха для дальнобойщиков. А выдаст такое нарушение тахограф и путевой лист. Если тахограф работает не корректно, то контролеры также выпишут штраф. Причем и на работника, и на работодателя. Подробнее о санкциях узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Итоги

Штраф за отсутствие путевого листа накладывается как на водителя, управляющего транспортным средством, так и на организацию (либо индивидуального предпринимателя), являющуюся собственником транспортного средства. Его размер зависит от статьи, на которую сошлется инспектор ГИБДД при составлении протокола административного правонарушения, и варьируется от 500 до 30 000 руб. Это достаточно ощутимые суммы даже для крупных организаций, не говоря уже об индивидуальных предпринимателях, которые работают на себя. Вот почему всем субъектам бизнеса, использующим в работе транспортные средства, необходимо выдавать своим сотрудникам путевые листы и следить за правильностью их заполнения.

Нужно ли оформлять путевой лист и медицинские освидетельствования, если организация пользуется легковым автомобилем для собственных нужд?

Ю.Ю. Лата,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам

ВОПРОС

На балансе организации есть легковой автомобиль. Машиной пользуются по работе многие сотрудники ежедневно. Организация нетранспортная. Как в данной ситуации оформлять путевые листы, раньше оформляли один на месяц. Нужно ли предрейсовое и послерейсовое медицинское освидетельствование? Нужны ли отметки о технической исправности перед выездом? Как правильно организовать и можно ли упростить ведение путевых листов в нашей ситуации, чтобы не было претензий со стороны ГИБДД?

Оформление путевых листов обязательно, в том числе и для организаций, которые не осуществляют коммерческие перевозки (нетранспортные). Единственное исключение, позволяющее не оформлять путевой лист, ситуация, когда работник использует легковой автомобиль организации исключительно для личного перемещения (не перевозит грузы и не перемещает иных лиц) и при этом не работает в должности водителя.

Путевой лист должен оформляться на один день или на срок более одного дня, если такова продолжительность рейса.

Предрейсовые и послерейсовые медицинские освидетельствования не обязательны, при условии, что транспортным средством управляет сотрудник, который не является водителем и в трудовую функцию которого не входит управление транспортным средством.

Организация, осуществляющая перевозки для собственных нужд легковыми автомобилями, не обязана проставлять в путевом листе отметки о предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства.

Во избежание претензий со стороны контролирующих органов необходимо придерживаться норм действующего законодательства при оформлении путевых листов.

ОБОСНОВАНИЕ

П. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»: запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Порядок оформления путевого листа на транспортное средство предусмотрен Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Порядок). Порядок заполнения путевых листов обязателен для юридических лиц, эксплуатирующих легковые автомобили (п. 2 Порядка).

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое организацией, в частности, для осуществления перевозок грузов и пассажиров, даже если организация не занимается предпринимательской деятельностью по перевозке пассажиров и грузов (п. 9 Порядка, Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529).

Следует отметить, под перевозками для собственных нужд подразумевается перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов без заключения договоров перевозки или фрахтования (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Это означает, что в ситуации, когда работник использует легковой автомобиль организации для служебных поездок, не работает водителем, не перевозит грузы и не перемещает иных лиц, кроме самого себя, то есть использует исключительно для передвижения, наличие путевого листа не требуется.

При осуществлении перевозок для собственных нужд путевой лист может быть выдан (п. п. 4, 10 Порядка): на один рабочий день, если водитель совершает один или несколько рейсов в течение смены (рабочего дня); на срок, соответствующий длительности рейса, если он превышает продолжительность смены (рабочего дня).

Путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с парковки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителей, а также предрейсовом или предсменном контроле технического состояния транспортных средств (Письмо Минтранса России от 04.04.2019 N ДЗ-514-ПГ).

Из чего следует, путевой лист должен оформляться на один день или на срок более одного дня, если такова продолжительность рейса.

Что касается проведения медицинского осмотра, то согласно действующему законодательству сведения о проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя отражаются в путевом листе в случае, когда проведение медицинского осмотра обязательно. Обязательный периодический медицинский осмотр должны проходить лица, работающие водителями автомобилей, и индивидуальные предприниматели, самостоятельно управляющие автомобилем, на котором осуществляются перевозки (ч. 1 ст. 213 ТК РФ, ст. 23 Закона N 196-ФЗ). Из чего следует, что проходить указанные медицинские осмотры должны только те работники, которые работают в должности водителя.

Однако судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Есть решения судов, поддерживающие точку зрения, что проходить медицинские осмотры должны только те работники, которые работают в должности водителя (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.04.2015 N Ф10-863/2015; Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 10.07.2013 по делу N 33-9894).

Есть другая позиция, что организации все-таки необходимо проводить предрейсовые и послерейсовые медосмотры сотрудников (неводителей), чья трудовая функция или должностные обязанности предполагают управление служебным автомобилем (Постановления ФАС Дальневосточного округа от 18.03.2014 N Ф03-336/2014 по делу N А37-3185/2012, Шестого арбитражного апелляционного суда от 06.06.2013 N 06АП-5556/2012 по делу N А37-2345/2012, от 15.06.2012 N 06АП-2120/2012).

Читайте также  Правильное оформление договора купли продажи автомобиля

Верховный суд считает, что проведение медицинского осмотра обязательно, даже для сотрудника, который не является водителем, если в трудовые обязанности входит управление транспортным средством (Постановление Верховного Суда от 19.12.2016 N 18-АД16-173. ВС РФ).

С 21.12.2018 года предрейсовый и предсменный контроль технического состояния транспортного средства обязательны для организаций, которые осуществляют перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями (Федеральный закон от 20.12.2017 N 398-ФЗ). Т.е. если организация использует для своих нужд только легковые автомобили, проводить такой контроль и, соответственно, делать отметку в путевом листе не требуется.

Ю.Ю. Лата,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам

Путевые листы – 2021: обзор новых требований

Новые правила для путевых листов Минтранс РФ утвердил Приказом от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Документ действует с 1 января 2021 г. до 1 января 2027 г. Новые нормы обязаны соблюдать юрлица и ИП, эксплуатирующие транспортные средства: легковые или грузовые автомобили, автобусы, трамваи и др. Посмотрим, на что обратить внимание, что нового добавить в свой шаблон «путевки».

Новый реквизит — «Сведения о перевозке»

«Сведения о перевозке» — новый обязательный реквизит в путевых листах. В соответствующем поле «путевки» указывайте вид сообщения и вид перевозки транспортного средства.

Возможные виды перевозок (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):

  • регулярные;
  • по заказам;
  • на легковом такси.

Виды сообщения (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):

  • перевозки пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении;
  • перевозки в городском сообщении в границах населенных пунктов;
  • перевозки в пригородном сообщении между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно;
  • перевозки в междугородном сообщении между населенными пунктами на расстояние более 50 км;
  • перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением Госграницы РФ, в том числе транзитом через Россию.

Обновленный реквизит «Сведения о транспортном средстве»

Раньше указывали только тип и модель авто, теперь же включили дополнительную информацию. Это:

  • марка транспорта и прицепа, если такой имеется,
  • показания одометра при выезде ТС с парковки и заезде на нее после того, как закончилась смена.

Внимание к отметке о медосмотре и техконтроле

Новые правила гласят: состояние транспортного средства контролирует должностное лицо, ответственное за техобслуживание и эксплуатацию.

Если никаких неполадок при проверке машины техник не нашел, ставит отметку «Выпуск на линию разрешен».

Отметки после медосмотра водителя будут такие:

  • для осмотра перед рейсом — «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
  • после рейса — «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Что с другими реквизитами

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 г. можно условно поделить на две категории. Подробности — в таблице.

Две категории обязательных реквизитов путевого листа

Сведения для допуска ТС к эксплуатации

Сведения для принятия документа к учету

Допреквизиты зависят от специфики деятельности организации. Такими реквизитами могут выступать:

  • нормы расхода топлива;
  • маршрут движения транспортного средства;
  • экономия (перерасход) топлива.

Типового путевого листа по-прежнему нет

Организация может разработать бланк «путевки» сама, учитывая требования к первичной документации. Или доработать под себя унифицированные формы из Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78.

Бланк, который фирма будет применять, закрепляют в учетной политике организации.

Власти указали, как регистрировать путевые листы электронно

С 2021 г. журнал регистрации путевых листов можно вести в электронном формате, но нужна ЭЦП. То есть все внесенные в журнал сведения надо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью.

На какие нормы расхода топлива ориентироваться в 2021 году

Нормы расхода топлива — в Распоряжении Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Все минтрансовские лимиты — рекомендованные, это следует из самого названия НПА, но придерживаться их стоит, чтобы в будущем можно было доказать, что траты экономически оправданы.

На основании норм Минтранса утвердите свои нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

Как оформить путевой лист

Путевые листы — документы, которые оформляют водители. В них указывают информацию о поездке: название компании, транспортное средство, маршрут. В статье расскажем, зачем оформляют путевые листы, кто рискует штрафами и какие требования закона актуальны в 2020 году.

Зачем нужны путевые листы

Путевые листы оформляют по трём причинам:

  1. Компания оказывает услуги по перевозке пассажиров или грузов. По закону путевые листы оформляет каждый её водитель при каждом рейсе. Заодно компания обосновывает затраты на топливо для поездки, амортизацию транспорта и зарплату водителям.
  2. Компания перевозит пассажиров или грузы не по договору, для собственных нужд. Прямо в законе обязанность не прописано, но водители компании должны обеспечивать безопасность дорожного движения, а безопасность доказывают путевые листы. Поэтому в спорных случаях суды вставали на сторону ГИБДД.
  3. Компания хочет учитывать расходы на поездки в налоге. Путевые листы подтверждают маршрут поездки и расходы на бензин. В результате компания уменьшает налог УСН «Доходы минус расходы» или налог на прибыль на ОСНО. За использование личного автомобиля не забывайте заплатить сотрудникам компенсацию.

В остальных случаях оформлять путевые листы необязательно. Например, если ИП на «Доходах» ездит на автомобиле на деловые встречи, без грузов и пассажиров.

Что важно сделать для уменьшения налога

— Узнать о максимальных нормах расхода топлива, которые утверждает Минтранс.

— Определить нормы расхода топлива для своей компании. Утвердить приказом и зафиксировать в учётной политике ООО.

За что штрафуют при перевозках пассажиров и грузов

Путевой лист важно правильно заполнить. Для этого перед началом смены:

  1. Водитель обязан показаться врачу. Врач проверяет, что он здоровый, отдохнувший и трезвый, поэтому не опасен для других участников дорожного движения. Компании отправляют работников в медицинские центры или приглашают врача в таксопарк. В путевой лист ставят отметку о прохождении медосмотра.
  2. Нужно убедиться, что транспортное средство в порядке. Состояние транспорта имеет право проверять только человек с удостоверением по безопасности труда, которого назначили ответственным приказом руководителя. Он ставит в путевой лист отметку «о проведении предрейсового контроля».

За нарушения штрафуют по ст. 12.31.1 КоАП: водителя — на 3 000 ₽, ИП — на 5 000 ₽, ООО — на 30 000 ₽.

Если документа вообще не было, то ещё на 500 ₽ по 12.3 КоАП.

Где взять бланк путевого листа

Воспользуйтесь готовыми бланками от Госкомстата — или разработайте свои.

Как разработать свои бланки путевых листов

  1. Включите в бланк обязательные реквизиты: наименование и номер документа, период действия, владелец транспортного средства, информация о транспорте, сведения о водителе, данные о топливе, показания одометра, маршрут следования и так далее.
  2. Добавьте реквизиты, которые помогут контролировать водителей или рассчитывать зарплату.
  3. Утвердите бланк приказом. Если вы ООО — зафиксируйте в учётной политике.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Правила заполнения путевого листа

— Заполняйте все реквизиты, если используете форму Росстата.

— Нумеруйте по порядку с начала календарного года. После Нового года снова начинайте с единицы.

— Проставляйте отметки о медосмотрах. Медработник записывает, что водитель «прошёл предрейсовый медосмотр и допущен к выполнению трудовых обязанностей» или «прошёл послерейсовый медосмотр». Пишет своё ФИО и ставит подпись.

— Проставляйте отметки о прохождении осмотра транспорта. Отметку ставит сотрудник, которого руководитель назначил ответственным при помощи приказа.

— Заполняйте все пункты маршрута без исключения.

— Если одометр сломался, заполните акт о неисправности оборудования. Рассчитайте, сколько проехал водитель и сформируйте бухгалтерскую справку.

— Если водители пользуются транспортом посменно, оформляйте путевые листы на каждого. В путевом листе первого водителя укажите показания одометра при выезде. В путевом листе последнего водителя — показания одометра при его возврате.

Путевые листы регистрируют в специальном журнале. Воспользуйтесь формой Росстата или разработайте свою. Также журнал можно вести в электронном виде, но тогда придётся заверять его электронной подписью.

Как изменилось оформление путевых листов

— С 1 января 2021 года в путевом листе необходимо указывать вид сообщения и вид перевозки. Вид сообщения — регулярные, по заказам и на легковых такси, вид перевозки — в городском, пригородном, международном сообщении.

— С 1 января 2021 в сведениях о ТС нужно обязательно указывать марку ТС.

— Путёвой лист оформляют максимум на один рейс или на одну смену. Больше нельзя заполнять его сразу на срок до месяца. См. п. 9 приказа Минтранса № 368.

— В путевом листе указывают дату и время предрейсового технического осмотра транспорта.

— В верхней части документа больше не обязательно ставить печать или штамп.

Статья актуальна на 02.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: